Оформление режима коммерческой тайны – зачем это нужно и как сделать?

В сущности  коммерческая тайна – это любая ценная для вашего бизнеса информация (техническая, экономическая, организационная), которая неизвестна конкурентам и дает вам преимущество. Сюда могут входить и исходный код, и клиентские базы, и маркетинговые стратегии, и даже специфические методы работы.
Главное три момента коммерческой тайны:

1. Информация имеет реальную или потенциальную коммерческую ценность.
2. Она неизвестна третьим лицам (конкурентам, широкой публике).
3. Ваша компания ввела в отношении этой информации специальный режим защиты – режим коммерческой тайны.

Именно последний пункт – самый важный на практике. Без формально введенного режима доказать факт разглашения и привлечь кого-либо к ответственности будет крайне сложно, если вообще возможно.
Соответственно, секреты производства защищает именно правильно оформленный режим коммерческой тайны. С ним компания сможет привлекать сотрудников, что раскрыли конфиденциальную информацию кому не надо, к дисциплинарной ответственности.

Для начала выпускаем приказ об утверждении режима коммерческой тайны где потом каждый сотрудник поставит подпись об ознакомлении:

Само положение о коммерческой тайне определяет, кто является правообладателем секретной информации (ваша компания), устанавливает детальный перечень сведений, составляющих коммерческую тайну, и определяет режим обращения с такой информацией, включая порядок и условия доступа к ней для сотрудников.

Из всего, на что стоит обратить первостепенное внимание при составлении этого положении, отметим в первую очередь перечень защищаемой информации. Нужно правильно и всеобъемлюще указать все то, что защищается в вашем бизнесе: исходные коды, клиентские базы, ноу-хау, финансовые данные и т.д. Чем точнее перечень, тем надежнее защита.

И все, кто допускается к этой информации, обязаны быть внесены в журнал. Проще всего ознакомить всех. После этого идет назначение ответственного а обеспечение функционирования всего режима. В его обязанности войдет создание условий для сохранения тайны, контроль за соблюдением Положения, расследование инцидентов ("разглашения информации" или "утраты носителей"), а также поддержание журнала доступа в актуальном состоянии.

Подробнее и формальнее расписали важные моменты по коммерческой тайне в этом файле

Помимо Приказа, необходимо также включить в трудовой договор каждого релевантного сотрудника обязанность не распространять информацию, составляющую коммерческую тайну, ставшую ему известной при выполнении трудовых функций.

Наконец, важный практический аспект – маркировка. По возможности следует наносить на носители, содержащие информацию, составляющую коммерческую тайну, специальный гриф «Коммерческая тайна». Закон не регламентирует способ нанесения (печать, надпись, наклейка, водяной знак в документе), главное, чтобы было четко видно, что информация защищена и кто ее обладатель (с указанием полного наименования и местонахождения компании).

Например, можно использовать такие формулировки из наших рекомендаций: